Steuertipp vom 16.11.2017

Reisekosten: Steuertipps für Geschäftsreisende

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Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige können Geschäftsreisen steuerlich absetzen.

  • Reisekosten können Arbeitnehmer und Selbstständige steuerlich mindernd geltend machen.
  • Grundsätzlich müssen die Kosten durch Belege, wie zum Beispiel Hotelrechnungen, nachgewiesen werden.
  • Auch bei Pauschalen sind bestimmte Anforderungen zu erfüllen, wie zum Beispiel die Führung eines Fahrtenbuchs für die Kilometerpauschale.

Wer als Arbeitnehmer aus beruflichen oder als Selbstständiger aus betrieblichen Gründen eine Geschäftsreise antritt, kann grundsätzlich die anfallenden Reisekosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerermäßigend geltend machen. Allerdings werden nicht sämtliche Kosten erstattet und das Gesetz sieht für bestimmte Aufwendungen Pauschalen vor.

Reisekosten steuerlich geltend machen

Voraussetzung für eine steuerliche Berücksichtigung ist, dass die Reisekosten im Rahmen einer beruflichen oder betrieblichen Auswärtstätigkeit anfallen. Auswärtstätigkeit bedeutet, dass die Tätigkeit außerhalb der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Als erste Tätigkeitsstätte gilt, wo der Steuerpflichtige typischerweise arbeitstäglich oder in der Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig ist.

Reisekosten zur Fort- und Ausbildung können, wenn diese außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden, ebenfalls zum Abzug gebracht werden. Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige zuvor bereits eine Erstausbildung, wie Berufsausbildung oder Studium, abgeschlossen hat oder eine Fort- oder Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt.

Trennung von privat und geschäftlich

Besorgt der Reisende während der Reise in einem mehr als nur geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflichen von den privaten Aufwendungen zu trennen. So nimmt zum Beispiel der Besuch eines Souvenirshops auf dem Weg zu Geschäftsterminen einen eher geringfügigen Umfang ein im Gegensatz zu ein paar angehängten Strandtagen nach den Geschäftsterminen. Können private Aufwendungen nicht von den beruflichen getrennt werden, so zum Beispiel in der Regel bei Bekleidungen, sind diese nicht abzugsfähig.

Kosten belegen und dokumentieren

Als weitere Voraussetzung hat der Reisende die Veranlassung für die Geschäftsreise, Reisedauer und Reiseweg aufzuzeichnen und mit geeigneten Unterlagen, wie einem Fahrtenbuch, Tankquittungen und Rechnungen, zu belegen.

Selbstständige können ihre Reisekosten als Betriebsausgaben ansetzen und Arbeitnehmer diese als Werbungskosten zum Abzug bringen. Arbeitnehmer können aber nur diese Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, die sie nicht steuerfrei von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen.

Arten der Reisekosten

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen nach den Lohnsteuerichtlinien (2015) R. 9.4: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wobei eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers sein kann. Im Einzelnen:

Fahrtkosten

Unter den Begriff Fahrtkosten fallen die Kosten, die bei der Benutzung eines Fahrzeuges entstehen: So sind das bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Fahrpreis inklusive Aufpreis für höhere Klassen, zum Beispiel die Business Class bei Flugreisen. Grundsätzlich werden ungeachtet der Klasse sämtliche Kosten berücksichtigt. Nur wenn die Kosten unangemessen sind, scheidet eine steuerliche Berücksichtigung aus. Ein solcher Fall ist zum Beispiel denkbar, wenn ein Kleinunternehmer einen Privatjet chartert.

Wird ein eigenes Fahrzeug benutzt, besteht die Wahl, entweder die tatsächlichen Kosten mit Einzelnachweis oder einen für das Fahrzeug konkret ermittelten Kilometersatz oder zuletzt die gesetzlich vorgegebenen Pauschalen abzuziehen: Die Pauschalen betragen bei der Verwendung eines eigenen Kraftfahrzeug 30 Cent pro Kilometer und bei anderen motorisierten Fahrzeugen, wie zum Beispiel Motorrad oder Motoroller, 20 Cent pro Kilometer. Allerdings muss bei der Geltendmachung von Pauschalen die Fahrt durch einen Eintrag in einem Fahrtenbuch nachweisbar sein.

Verpflegungsmehraufwendungen

Für Geschäftsreisen im Inland können Pauschalen für sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt werden: Und zwar 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer für 24 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Für den An- und Abreistag kann der Arbeitnehmer, wenn er die Nacht davor oder danach nicht in seiner Wohnung übernachtet, jeweils 12 Euro ansetzen. Bei Geschäftsreisen ohne Übernachtung, die länger als acht Stunden dauern, können ebenfalls zwölf Euro Verpflegungsmehraufwand in Abzug gebracht werden.

Übernachtungskosten

Bei dem Abzug für Übernachtungskosten gilt Folgendes: So können die tatsächlichen Kosten mit Beleg als Werbungskosten abgezogen werden, wie zum Beispiel für ein Hotel, Herberge, Fremdenzimmer oder Appartement. Diese müssen jedoch belegt werden. Der Arbeitgeber kann hingegen die Kosten pauschal mit 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist aber, dass die Unterkunft nicht ganz oder teilweise kostenfrei genutzt wurde. Auch hier muss der Nachweis erbracht werden, dass der Arbeitnehmer auswärts genächtigt hat.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen Kosten für den Transport, Lagerung und Versicherung des Gepäcks, Reiseunfallversicherungen sowie Gebühren für Stornierungen, Umbuchungen, Parken, Straßenbenutzung, Trinkgelder und auch Schadenersatzleistungen wegen eines Verkehrsunfalls bei einer Geschäftsreise. Bußgelder und Verwarnungsgelder sind aber nicht erstattungsfähig. Die Reisekrankenversicherung kann unter bestimmten Voraussetzungen als Sonderbelastung geltend gemacht werden.

 

(FMA)

Foto: ©Shutterstock.com/Maridav

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