Steuertipp vom 11.03.2015

Darf man ein elektronisches Fahrtenbuch führen?

führen, Fahrtenbuch, elektronisches, Darf
Auch das elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur bei ordnungsgemäßer Führung anerkannt.

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss diesen sog. geldwerten Vorteil versteuern. Hier stehen dem Steuerpflichtigen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung: die 1-%-Regelung und die Fahrtenbuchmethode. Bei dieser wird der geldwerte Vorteil mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen angesetzt, die man aber stets belegen muss – mittels Vorlage sämtlicher Quittungen und eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs. Doch akzeptiert das Finanzamt auch ein elektronisches Fahrtenbuch?

Selbstständiger nutzt Fahrtenbuch-Software

Ein Einzelunternehmer ermittelte die private Nutzung seines betrieblichen Wagens mittels eines elektronischen Fahrtenbuchs. Hierfür verwendete er eine Fahrtenbuch-Software, die es ihm ermöglichte, die Privatfahrten in eine Datei einzutragen und abzuspeichern. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an. Ein Betriebsprüfer habe schließlich festgestellt, dass die Eintragungen auch im finanzamtssicheren Modus nachträglich geändert werden können. Diese Änderungen würden ferner nicht dokumentiert und offengelegt, sodass eine Manipulation des Fahrtenbuchs problemlos möglich sei.

Der Steuerpflichtige gab zwar eine nachträglich Änderungsmöglichkeit zu, wies aber darauf hin, dass sich Manipulationen durchaus nachverfolgen ließen.

Sofern die Finanzbehörde hierzu nicht in der Lage sei, dürfe das nicht zu seinen Lasten gewertet werden. Er zog daher vor Gericht.

Manipulation des Fahrtenbuchs möglich

Das Finanzgericht (FG) Baden-Württemberg erkannte das elektronische Fahrtenbuch des Selbstständigen nicht an.

Zunächst einmal wies das FG aber darauf hin, dass Steuerpflichtige das Fahrtenbuch durchaus auch elektronisch führen können, also etwa mittels Fahrtenbuch-Software oder eines Fahrtenbuchs, das direkt in das betreffende Kfz eingebaut wird. Es ist aber nur steuerrechtlich anzuerkennen, wenn nachträgliche Änderungen entweder technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert sowie offen angezeigt werden – und zwar nicht nur auf dem Bildschirm, sondern auch auf einem Ausdruck. Ferner müssen auch die übrigen Voraussetzungen, die an ein „normales“ ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gestellt werden, erfüllt sein, z. B. Angabe des Kilometerstands bei Beginn und Ende der Fahrt, Angabe des Fahrtziels etc. Letztendlich müssen die Privatfahrten zeitnah im Fahrtenbuch erfasst werden.

Diesen Anforderungen genügte das elektronische Fahrtenbuch im vorliegenden Fall nicht. So war es in der verwendeten Version auch im finanzamtssicheren Modus möglich, Einträge zu ändern. Diese Manipulation wurde aber weder dokumentiert noch offengelegt. Der Steuerpflichtige hätte somit das Fahrtenbuch zu seinen Gunsten verfälschen können, ohne dass dies der Finanzbehörde auffällt, indem er etwa die gesamten Fahrtenbuchdaten in eine Excel-Tabelle überträgt, dort Änderungen vornimmt und sie danach wieder in das Programm zurückimportiert.

Damit war vorliegend nicht von einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch auszugehen. Der Steuerpflichtige musste daher den geldwerten Vorteil der Privatnutzung seines betrieblichen Autos pauschal nach der 1-%-Regelung versteuern.

(FG Baden-Württemberg, Az.: Urteil v. 14.10.2014, Az.: 11 K 736/11)

(VOI)

Foto: ©Fotolia.com/viperagp

Autorenprofil

steuerberater.net - Redaktionsteam
steuerberater.net - Redaktionsteam
Sandra Voigt (VOI)
Rollnerstr. 8
90408 Nürnberg